Som finansteam är ni experter på att ge ert företag råd om smarta finansiella beslut som kommer att stärka tillväxten och företagets långsiktiga hållbarhet. Men oavsett hur kunniga och erfarna ni är, går ni miste om massor av potentiella insikter om ni inte bygger en bra tech stack.
Det du inkluderar i din finansiella tech stack borde effektivisera ditt team, och rätt verktyg kan vara skillnaden mellan framgång och misslyckande – du vill ha korrekt information snabbt och tekniken får inte bli ett hinder för att få jobbet gjort.
Vi pratade med Junis CFO Ruben Arnbert, och Johan Strid, FP&A Director på Juni, för att ta reda på vad som finns i deras finansteams tech stack och vad du ska tänka på när du bygger din egen.
Bara för att du har någon form av befintlig tech stack betyder det inte att den fungerar så bra som den ska göra. Junis CFO Ruben Arnbert säger att det första du bör titta på är hur lång tid det tar för dig att göra företagets bokslut, och påpekar att "om det tar längre än fem dagar att få dina finansiella resultat för månaden, då skulle jag börja bli orolig."
Han betonar att "syftet med ett finansteam är att vägleda organisationen och hjälpa den att växa på ett ekonomiskt hållbart sätt. För att kunna göra det behöver du förstå hur företaget presterar – ju snabbare du gör det, desto snabbare kan du berätta för företaget vad det behöver ändra på."
Ju längre tid det tar för dig att göra ditt bokslut, desto längre tid tar det att identifiera vad som fungerar och vad som inte gör det, och ge företaget råd därefter. Dessa extra dagar i slutet av varje månad räknas samman och kan påverka din organisations finansiella resultat i slutändan.
Ruben rekommenderar också att noggrant titta på hur du spenderar din dagliga tid och säger: "Om du spenderar mycket tid med bokföring och att mata in siffror i kalkylblad eller ditt bokföringsprogram, så är det bara inte effektivt."
Det här hänger direkt samman med hur väl dina verktyg integreras – om de inte är sammankopplade måste du manuellt flytta data från en plattform till en annan, vilket inte bara är ineffektivt utan också ökar risken för felaktigheter. Som Ruben betonar, "Det är 2024, du borde inte behöva skriva in saker manuellt."
Ruben rekommenderar att du betraktar din finansiella verksamhet som en pyramid. På den lägsta nivån har du dina kärnfunktioner, som din bank och enterprise resource planning (ERP) mjukvara, som bör vara integrerade. “Om dessa två pratar med varandra”, säger Ruben, “så bör du mer eller mindre kunna automatisera din bokföring eller i alla fall förenkla den avsevärt.”
I mitten av er pyramid har ni verktyg som hjälper er att analysera företagets finansiella situation. Här hittar du FP&A och business intelligence (BI) verktyg, som hjälper dig att förstå hur verksamheten presterar. "Det är här du tittar på resultat och säger, "Detta är vad som hände förra månaden. Jag tjänade pengar här, jag förlorade pengar där. Jag investerade så mycket och fick ut så här mycket av det,” säger Ruben.
Slutligen är det översta lagret av er pyramid strategi och beslutsfattande. Här tar du de insikter du har fått från dina verktyg för att kommunicera dina rekommendationer till resten av företaget.
Men det är inte allt – ni behöver också verktyg som hanterar kassaflödet, programvara för leverantörsreskontra och finansiella rapporteringsverktyg för att optimera finanserna. Men du kan bara räkna ut vilka ytterligare lösningar du behöver när du har slutfört den grundläggande pyramiden.
“Att veta vilka andra verktyg du behöver kommer av att förstå hur ditt företag presterar”, betonar Ruben. "Då kan du se saker som hur mycket kontanter du har bundet i lager, vilket pekar på ett behov av att förbättra din kassaflödesprocess, eller om du betalar höga växlingsavgifter. Men du kommer inte att se det förrän du kan visualisera bredare affärsresultat.”
Från dina viktiga dagliga finansiella processer till användbara tilläggstjänster, här är de områden där din finansiella tech stack bör stödja dig.
Ditt ERP-system är kärnan i din finansiella tech stack, oavsett din verksamhetsstorlek. Helst bör din ERP sköta större delen av din redovisning åt dig, och hantera dagliga processer genom att samla in och organisera viktig finansiell information.
Att förstå hur företaget fungerar över olika avdelningar är avgörande för framgångsrik finansiell planering, och din ERP kan hjälpa till med det genom att samla finansiell information från hela företaget på en plats.
Det är därför det är så viktigt att ha ett ERP-system som integrerar med andra delar av din tech stack, som FP&A och programvara för leverantörsreskontra, för att göra delning och centralisering av din finansiella data mer hanterbart. Ett ERP-system kan också stödja lagerhantering, orderhantering och kundfakturering, antingen i själva ERP-systemet eller genom att integrera med andra verktyg.
När du precis börjar kanske det räcker att ladda ner dina data, sammanställa det i Excel och bygga vidare på det. Men om du vill dra nytta av automation, ökade prognosfunktioner och mer sofistikerad visualisering, kommer du att vilja investera i FP&A programvara.
Rätt teknik kan hjälpa dig att hantera din data och använda den för att modellera framtida scenarier för ditt företag. Som med de flesta finansiella automatiseringar, kan rätt FP&A programvara hjälpa dig att frigöra tid från att manuellt hantera dina data och istället låta dig fokusera på analys.
Den främsta fördelen med ett bra FP&A-verktyg är modelleringen. Du vill se din ekonomiska historia, hur det ser ut för närvarande, och hur det kan se ut i framtiden utifrån olika scenarier. På grund av detta är FP&A-verktyg särskilt användbara för budgetering – du kan se historisk data med framåtblickande översikter från din modell.
Ditt företag kommer oundvikligen att ha olika data som kommer från många källor, från försäljning till lager till marknadsföring. Så att manuellt identifiera trender i denna data och hitta kopplingar är ingen lätt bedrift – det är där business intelligence (BI) programvara kan hjälpa.
BI-programvara samlar all denna information och ger praktiska insikter för att hjälpa dig med dataanalys, och hjälper dig att bättre förstå prestanda, från leveranskedjan till försäljning. Till exempel, Juni Insights ger dig en enda översikt över dina e-handelsfinanser, från kassaflöde och annonsutgifter till Amazon och Shopify-analys.
Ruben säger att, “Ett business intelligence-verktyg bör hjälpa dig att visualisera dina viktigaste nyckeltal. Det bör ansluta till ditt ERP-system, hämta nödvändiga data, beräkna nyckeltal och göra projektioner.”
Från att behandla kassaflöde till att hantera bankrelationer övervakar en Treasury Management Solution (TMS) hela inflödet och utflödet av ditt företags kredit. Genom att automatisera processen ger en TMS dig exakta realtidsinsikter om likviditet och kassa samtidigt som den hjälper dig att ha koll på dina olika konton.
Ruben betonar att en TMS blir allt viktigare ”när du skalar över olika jurisdiktioner, länder och branscher. När du har flera bankkonton i flera jurisdiktioner med flera bankpartners blir det svårt att hålla reda på alla transaktioner och kassarörelser.”
Förhoppningsvis erbjuder din bank vissa funktioner för leverantörsreskontra, och du kanske kan hantera AP-processer med din ERP. Men om du behöver en mer sofistikerad lösning, särskilt som din volym av leverantörsfakturor ökar, kan du använda en programvara för leverantörsreskontra.
Till exempel, Junis accounts payable funktioner som automatiserar processen genom att låta dig automatiskt samla in, betala och finansiera dina fakturor på några sekunder. Plattformen samlar automatiskt in och skannar fakturor, och fyller i viktiga betalningsuppgifter åt dig. Dessutom kan du enkelt importera kvitton och fakturor och matcha kvitton till transaktioner.
Kontrakt är avgörande för den dagliga verksamheten, vare sig du slutför avtal med leverantörer eller inleder ett samarbete med en ny reklambyrå, men att hantera dem manuellt kan vara tidskrävande och ineffektivt.
Även om du kanske kan hantera kontrakt manuellt om du driver ett mindre företag, ökar antalet personer som måste följa de rätta juridiska processerna när ditt företag växer. Att ha ett verktyg för att effektivisera arbetsflöden och samordna intressenter kan spara tid och underlätta samarbetet. Förutom att hjälpa dig att samla in digitala signaturer snabbt, kan dessa verktyg också ge dig ett bibliotek av kontraktsmallar för att påskynda hela processen.
Bara för att du automatiserar dina bokföringsprocesser betyder det inte automatiskt att du kommer att vara rustad att hantera kassaflödet, och därför är det viktigt att ha en skräddarsydd lösning.
Juni, till exempel, är skapad för att öka översikten och produktiviteten för finansteam. Våra virtuella kort och konton i flera valutor, bokföringsprogram och integrationer för annonsering, ger dig en enhetlig bild av din ekonomi. Våra funktioner för utgiftshantering ger dig en djupare förståelse för ditt kassaflöde med insikter och analys.
Du kan tilldela kort till anställda och leverantörer, vilket ger dig större kontroll över dina transaktioner, plus att du kan ställa in skräddarsydda notiser. Juni kan också hjälpa dig optimera din kassaflödeshantering med cashback på alla dina kvalificerade utgifter och tillgång till flexibel kredit med förlängda villkor.
Du kanske märker att vi inte nämner Excel i listan ovan. Men underskatta inte dina pålitliga Excel-blad – det här verktyget bör vara en stapelvara för varje finansteam, oavsett vilken fas av tillväxt du befinner dig i. ”Vi använder Excel dagligen”, säger Ruben. "Det är så flexibelt att det faktiskt är ett mycket bra verktyg."
För mindre team kan Excel vara användbart för FP&A och ett utmärkt komplement till din ERP-lösning. För större team är Excel fortfarande mångsidigt och idealiskt för en djupdykning i dina siffror. Så från prognoser till utgiftshantering, Excel kan ha sin plats i din tech stack, och hjälpa dig att fylla luckor som din programvara inte täcker.
När du bygger din tech stack betonar Ruben att "det är mycket viktigt att bryta ner processen i steg, vilket gör det mycket lättare att identifiera var saker inte fungerar." Här är tre steg du kan ta för att bygga din tech stack.
Först och främst – fastställ organisationens viktigaste behov. Ruben föreslår att du "börjar undersöka det grundläggande kärnlagret, ser till att det fungerar riktigt bra och att du inte spenderar för mycket tid på administration. Titta sedan på dessa siffror och låt det driva vad ditt nästa steg bör vara.”
Genom att göra detta, kommer du att upptäcka om du behöver börja vid källan och hitta ett ERP-system som fungerar bättre med din banklösning eller om du saknar en kraftfull analyslösning.
När du har räknat ut vilken sorts verktyg du behöver, är det dags att börja utforska plattformarna. Observera vilken typ av verksamhet varje lösning är utformad för – om du till exempel driver ett medelstort företag inom digital handel vill du ha en plattform som förstår behoven hos e-handelsföretag som ditt.
Tänk också på att väga kostnaderna mot fördelarna när du gör din research. Ett verktyg kan spara dig tid, men det är självklart inte värt investeringen om priset kommer att skapa för mycket finansiell press på ditt företag.
Under researchstadiet bör du undersöka olika lösningars integrationsförmåga. Så när du har valt och registrerat dig för de olika plattformar du behöver, är det dags att ställa in integrationer.
Hur integrerad din programvara är kommer att avgöra hur effektiv din tech stack är, så dra nytta av alla tillgängliga integrationer – detta minimerar behovet av manuell inmatning, samt minskar risken för kostsamma mänskliga misstag.
Oavsett vilka verktyg du väljer för din finansiella tech stack, är dina affärsbehov den viktigaste faktorn att överväga. När din verksamhet utvecklas och växer är det viktigt att kontinuerligt bedöma om din teknik fortfarande fungerar för dig eller om du behöver investera i nya lösningar. När allt kommer omkring finns tekniken där för att göra ditt jobb enklare och hjälpa dig att fatta bättre beslut för ditt företag.
För att sammanfatta vår rekommendation om verktyg, kom ihåg de nivåer som Ruben bryter ner den finansiella verksamheten i:
Beroende på storleken och komplexiteten i ditt företag, behöver du kanske inte alla dessa extra verktyg, eller någon av dem för den delen. Kom bara ihåg att börja med det viktigaste för att se till att din manuella insats är minimal och att du kan bokföra snabbt och korrekt.
Sedan kan du hitta analyslösningar som hjälper dig att fatta strategiska affärsbeslut. Och slutligen, fyll i luckorna med verktyg som hjälper dig att optimera ditt kassaflöde, automatisera fler processer och driva en mer effektiv finansiell verksamhet.
En finansiell tech stack är en grupp av mjukvaruverktyg som finansteam använder för att hantera och automatisera finansiella processer, inklusive bokföring, budgetering, prognostisering och rapportering. Syftet med denna tech stack är att effektivisera den finansiella verksamheten, säkerställa compliance och ge strategiska insikter genom dataanalys och finansiell hantering.
Verktyg som utgör en finansiell tech stack kan omfatta ERP, FP&A, BI, TMS, leverantörsreskontra och lösningar för kassaflödeshantering.
En vinnande finansiell tech stack integrerar verktyg som är anpassningsbara, skalbara och användarvänliga, och stödjer företagets specifika affärsprocesser och mål. Det bör ge insikter i realtid, förbättra beslutsfattandet, säkerställa compliance och öka effektiviteten.
En finansiell tech stack måste anpassas till företagets behov, och möjliggöra att finansteamet kan fokusera på strategiska istället för rutinmässiga uppgifter, vilket i sin tur driver tillväxt och främjar finansiell hälsa.
Anmäl dig till vårt nyhetsbrev.