Genom att optimera din utgiftshantering sparar du både tid och pengar. Om du planerar att skala upp din verksamhet eller expandera till flera marknader, ger en välstrukturerad utgiftshantering dig en solid grund att bygga vidare på.
Här nedan delar vi med oss av en steg-för-steg-guide för effektiv utgiftshantering i din e-handel.
Att etablera en välkänd utgiftspolicy inom företaget är nyckeln till god kontroll. Genom att ha en standardiserad process i ett lättillgängligt format – som ett dokument, en intern webbsida eller i verktyg som Notion – blir det enkelt för medarbetarna att följa reglerna.
I din policy kan du lista rekommenderade leverantörer och beloppsgränser för exempelvis traktamenten vid affärsresor. Det är också viktigt att förtydliga vad som är godkänt och inte, till exempel gällande resor i första klass eller business class. Inkludera även information om hur anställda ska betala för utlägg och hur de får ersättning vid behov. Oavsett innehåll är det viktigaste att policyn är lätt att hitta, välkänd och begriplig.
Genom att ge medarbetarna företagskort kan ekonomiteamet minska den administrativa bördan avsevärt. När anställda själva kan använda kortet och ladda upp sina kvitton slipper ni administrativt krångel med utläggsredovisning, att jaga kvitton eller fylla i blanketter.
Företagskort kommer ofta med möjligheten att sätta köpgränser och enkelt aktivera eller inaktivera kort, vilket gör den automatiserade kontrollen mycket smidigare.
Med Juni kan du skapa så många virtuella kort i SEK, GBP, EUR, NOK eller USD som du behöver. Du kan även ställa in kontroller för att övervaka, begränsa eller blockera annonskostnader på kortnivå. Chefer och ekonomiteam får ökad insyn och kontroll över utgifterna. Om ni behöver stärka kassaflödet kan ni dessutom få snabb och flexibel finansiering via Junis kreditkort eller fakturakredit.
När du väljer system för utgiftshantering bör du se till att det erbjuder automation för att spara tid, minska felmarginaler och förbättra arbetsflödet. Vilken programvara du bör använda beror på dina affärsbehov, men när det gäller annonskostnader (media spend) är Juni en plattform som sparar mycket tid genom automation.
Juni kan automatiskt samla in och skanna dina fakturor från Google Ads och Facebook Ads och förifyllda alla betalningsuppgifter via våra integrationer. Vi matchar även dina betalda fakturor mot rätt transaktioner åt dig. Du kan också automatiskt importera kvitton och fakturor via din dedikerade Juni-inkorg för smidig hantering och matchning.
I en smart dashboard får du tillgång till automatiserade insikter och realtidsdata över dina annonskostnader. Junis breda utbud av integrationer hjälper dig att automatisera och förenkla hela din utgiftshantering.
Ditt verktyg för utgiftshantering bör kunna integreras med ditt bokföringsprogram. Detta tar bort behovet av att manuellt ladda upp transaktioner och kvitton för att skapa bokföringsorder, vilket sparar massor av tid.
Juni har en integration till Fortnox för att automatiskt synkronisera ditt bankflöde.
Regelbunden uppföljning och rapportering i ditt bokföringsprogram, affärssystem (ERP) eller en plattform som Juni är avgörande. Genom att spåra utgifter kan du upptäcka trender och fatta beslut baserade på data i ett tidigt skede.
Löpande uppföljning kan faktiskt spara pengar – om du ser att kostnaderna är för höga inom ett visst område, som resor, kan du agera snabbt. Om utgifterna däremot är lägre än väntat kanske det finns utrymme att investera kapitalet någon annanstans i verksamheten.
En annan fördel är att det blir lättare att upptäcka bedrägerier eller felaktiga utläggskrav, vilket kan vara svårt i stora företag med många anställda. Att identifiera ovanliga transaktioner blir betydligt enklare med ett centraliserat, automatiserat system.
När du utformar och optimerar din utgiftspolicy är det viktigt att involvera relevanta intressenter i företaget. Vilka du bör prata med varierar, men här är några exempel:
Om du har byggt upp ett stabilt system för utgiftshantering kan det mesta överföras till andra länder. Det ger dig ett bra utgångsläge för att skala globalt, men du behöver vara medveten om skattemässiga skillnader.
Ha koll på skattereglerna: Affärsutgifter kan vara avdragsgilla, men reglerna skiljer sig åt mellan olika regioner. Det gäller allt från vad som räknas som rimlig representation till hur utgifter ska kodas i bokföringen.
Se till att den vägledning ni ger anställda stämmer överens med lokala lagar och regler i de länder ni verkar i. Skattemässig efterlevnad (compliance) är en kritisk del av att skala internationellt, så gör din hemläxa ordentligt.
När policyn väl är på plats behöver den ses över med jämna mellanrum, särskilt om företaget växer snabbt. Den goda nyheten är att även om du expanderar till fler länder kommer grunden i din utgiftshantering förmodligen att fungera – du behöver bara säkerställa att ni följer lokala regler.
Anmäl dig till vårt nyhetsbrev.